Conditions générales d’utilisation

Choralebase, service de gestion pour chorales

Version du 28 septembre 2026

Les présentes conditions régissent l’utilisation de Choralebase par les chorales qui y gèrent leurs membres. Elles s’adressent à la chorale, représentée par la personne qui l’engage. Les Utilisateurs du portail (choristes, parents et autres adultes rattachés) ne sont pas parties à ce contrat : l’information qui les concerne leur est donnée par leur chorale, responsable de leurs données.

1. Qui fait quoi

Le Prestataire est PASSAGGIO SASU, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 977 511 625, dont le siège est situé 69 rue Louise Michel, 92300 Levallois-Perret. Il édite et exploite le Service.

Le Service est la plateforme Choralebase, accessible à l’adresse de chaque chorale (par exemple nomdelachorale.choralebase.app, ou un nom de domaine propre à la chorale), ainsi que ses courriels et ses exports.

Le Client est la personne morale (association, établissement, paroisse ou autre structure) qui utilise le Service pour gérer une ou plusieurs chorales. C’est le Client, et non la chorale en tant que groupe de chanteurs, qui est partie au contrat.

Les Administrateurs sont les personnes que le Client désigne pour gérer le Service en son nom (rôles « administrateur », « collaborateur » ou « consultation »).

Les Utilisateurs désignent les choristes, leurs parents et les autres adultes rattachés, qui accèdent au portail de la chorale.

Les Données sont l’ensemble des informations saisies, importées, envoyées ou générées dans le Service par le Client, ses Administrateurs et les Utilisateurs.

2. Acceptation et modifications

Le Client accepte les présentes conditions par l’intermédiaire d’une personne habilitée à l’engager, soit en cochant la case prévue lors de l’inscription, soit par un écrit (courriel ou document signé). La date d’acceptation et la version acceptée sont conservées.

Le Prestataire peut faire évoluer les présentes conditions dans les deux cas suivants :

• sur simple notification, pour une raison technique, légale, réglementaire ou de sécurité, à condition de ne retirer aucune fonctionnalité essentielle et de n’ajouter aucun frais ;
• avec l’accord exprès du Client pour toute autre modification : la nouvelle version ne s’applique au Client qu’une fois acceptée, à la connexion d’un Administrateur ou par écrit.

Dans les deux cas, la modification est notifiée par courriel au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, avec un résumé des changements. Le Client qui la refuse peut mettre fin au contrat, sans frais, et récupérer ses Données dans les conditions de l’article 6.

2.1 Conclusion du contrat

Le contrat est conclu en ligne, en français, selon les étapes suivantes : l’Administrateur remplit le formulaire d’inscription, vérifie les informations saisies et peut les corriger, coche la case d’acceptation (qui n’est jamais cochée d’avance), puis confirme. Le Prestataire lui adresse sans délai un courriel accusant réception et donnant accès à la version des présentes conditions, de la Politique de confidentialité et de l’Accord de traitement des données qu’il a acceptée. L’acceptation (qui, quand, depuis quelle adresse IP, quelle version) est conservée pendant la durée du contrat, puis cinq (5) ans. Le Prestataire archive chaque version publiée et la communique au Client sur simple demande.

Le contrat peut aussi être conclu par l’échange de courriels ou par un écrit signé.

3. Le Service

3.1 Fonctionnalités

Le Service permet notamment au Client de :

• tenir la liste de ses choristes, de leurs familles et des liens qui les unissent ;
• organiser des événements, gérer les inscriptions et relever les présences ;
• collecter, distribuer et valider des documents, dont la fiche sanitaire ;
• poser des questions aux Utilisateurs (« renseignements ») ;
• suivre les cotisations et les versements (le Service n’encaisse aucun paiement) ;
• écrire aux Utilisateurs par courriel et publier des annonces sur le portail ;
• importer des listes existantes, le cas échéant avec l’aide d’un outil d’intelligence artificielle (article 3.3) ;
• donner aux Utilisateurs un accès au portail de la chorale.

3.2 Qui exploite le Service

Le Service est exploité par une structure unipersonnelle et, à la date de la présente version, fourni gratuitement. Le Prestataire s’engage à une obligation de moyens pour que le Service fonctionne et soit disponible, et à une obligation de moyens renforcée pour la sécurité et la confidentialité des Données (article 10.1). Il ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ni exempt d’erreurs, et il n’assure aucune astreinte.

Le Service repose sur des prestataires techniques (hébergement, envoi de courriels, stockage des fichiers) dont la liste figure à l’Annexe A de l’Accord de traitement des données. Le Prestataire ne répond pas des indisponibilités qui leur sont propres, mais reste responsable envers le Client du choix de ces prestataires et de leur encadrement contractuel.

Les opérations de maintenance sont faites, autant que possible, en dehors des heures d’activité des chorales.

3.3 Import assisté par intelligence artificielle

Lorsque l’Administrateur choisit d’importer un fichier avec l’aide de l’import assisté, le contenu de ce fichier (en tout ou partie) est transmis au modèle d’intelligence artificielle d’Anthropic, aux États-Unis, afin d’en reconnaître les colonnes et d’en extraire les informations. Cette fonction sert principalement à la mise en place du Client, pour reprendre les données de la chorale qu’il tenait déjà (la liste de ses choristes et de leurs familles) ; elle peut servir à nouveau pour ajouter une liste. Cette transmission est décrite à l’Accord de traitement des données (Annexe A). L’Administrateur reste libre de ne pas utiliser cette fonction et de saisir les informations lui-même.

3.4 Évolutions

Le Prestataire fait évoluer le Service. Il ne retire pas une fonctionnalité essentielle sans en informer le Client au moins trente (30) jours à l’avance.

4. Accès et comptes

Le Client désigne ses Administrateurs et leur attribue un rôle. Les administrateurs consultent les données de santé d’office ; le Client décide lesquels de ses collaborateurs y ont aussi accès ; un rôle « consultation » n’y a jamais accès. Il est responsable des accès qu’il accorde, de leur retrait lorsqu’une personne quitte ses fonctions, et de la confidentialité de ses identifiants.

Le Client signale sans délai au Prestataire toute utilisation non autorisée qu’il constate, à l’adresse support@choralebase.app.

Les Utilisateurs reçoivent leur accès par une invitation que le Client décide d’envoyer. Aucun courriel n’est adressé aux Utilisateurs sans une action du Client, à l’exception des messages techniques nécessaires à la connexion (création ou changement de mot de passe) et des messages automatiques que le Client a lui-même activés (par exemple la notification d’absence).

5. Conditions financières

À la date de la présente version, le Service est fourni gratuitement. Aucun moyen de paiement n’est demandé.

Si le Prestataire propose à l’avenir une offre payante, ses conditions tarifaires seront communiquées au Client au moins trente (30) jours à l’avance et ne s’appliqueront qu’après leur acceptation expresse. À défaut d’acceptation, le Client pourra mettre fin au contrat et récupérer ses Données dans les conditions de l’article 6.

La gratuité ne réduit en rien les engagements du Prestataire en matière de protection des Données.

6. Durée, fin du contrat et récupération des Données

6.1 Durée

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée à compter de son acceptation.

6.2 Fin à l’initiative du Client

Le Client peut mettre fin au contrat à tout moment, par courriel à support@choralebase.app.

6.3 Fin à l’initiative du Prestataire

Le Prestataire peut mettre fin au contrat :

• en cas de manquement grave du Client aux présentes conditions, non corrigé quinze (15) jours après une mise en demeure par courriel ;
• en cas d’arrêt du Service, avec un préavis d’au moins trois (3) mois.

6.4 Récupération des Données et changement de prestataire

À tout moment, et au plus tard dans les trente (30) jours qui suivent la fin du contrat, le Client peut demander un export complet de ses Données dans un format structuré et lisible (CSV ou JSON, accompagnés des fichiers d’origine), pour les conserver ou pour les confier à un autre prestataire. Conformément au règlement (UE) 2023/2854 sur les données (« Data Act ») :

• le Client peut demander ce changement avec un préavis de deux (2) mois au plus ;
• le Prestataire lui remet l’export dans un délai de trente (30) jours au plus (période de transition), et lui apporte l’aide raisonnable nécessaire ;
• le Client dispose ensuite d’au moins trente (30) jours pour récupérer ses Données ;
• l’export et le changement de prestataire sont gratuits.

Passé ces délais, les Données sont supprimées dans les conditions de l’Accord de traitement des données. Le Client peut demander leur suppression immédiate.

6.5 Suspension

Le Prestataire peut suspendre sans préavis tout ou partie de l’accès d’un compte lorsqu’une menace pour la sécurité du Service ou des Données l’exige. Il en informe le Client sans délai et rétablit l’accès dès que la menace est écartée.

7. Engagements du Client

Le Client est responsable du traitement des données personnelles de ses membres au sens du RGPD. À ce titre, il s’engage notamment à :

• ne collecter que les informations nécessaires à la vie de la chorale, et disposer d’une base légale pour chacune ;
• informer les Utilisateurs, notamment au moyen du modèle de notice « Vos données » que le Prestataire met à sa disposition et que le Client complète ;
• recueillir, lorsque la loi l’exige, le consentement des personnes concernées ou des titulaires de l’autorité parentale, notamment pour les données de santé et le droit à l’image ;
• répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement…), avec l’aide du Service ;
• n’importer dans le Service que des informations qu’il est en droit de traiter ;
• ne pas utiliser le Service à des fins illicites ni tenter d’en compromettre la sécurité.

8. Propriété intellectuelle

Le Service, son code source, son interface et sa documentation appartiennent au Prestataire. Le contrat confère au Client un droit d’utilisation non exclusif et non cessible du Service, pour ses propres besoins, pendant sa durée.

Les Données appartiennent au Client. Le Prestataire n’acquiert aucun droit sur elles, hormis celui de les traiter pour fournir le Service, selon les instructions du Client. Il ne les vend pas, ne les utilise pas à ses propres fins, ne s’en sert pas pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle et n’écrit jamais aux Utilisateurs de sa propre initiative.

9. Protection des données personnelles

Le Prestataire agit en qualité de sous-traitant du Client. Leurs obligations respectives sont fixées par l’Accord de traitement des données, qui fait partie du contrat : https://choralebase.app/legal/accord-traitement-donnees

La manière dont le Prestataire traite, pour son propre compte, les données des Administrateurs et des visiteurs du site est décrite dans la Politique de confidentialité : https://choralebase.app/legal/politique-confidentialite

10. Responsabilité

10.1 Principe

Chaque partie répond des dommages que ses manquements causent à l’autre, dans les conditions du droit commun (articles 1231-1 et suivants du Code civil). Le Prestataire ne répond pas du contenu des Données saisies par le Client, les Administrateurs ou les Utilisateurs.

Pour la disponibilité du Service, le Prestataire est tenu d’une obligation de moyens (article 3.2). Pour la sécurité et la confidentialité des Données, il est tenu d’une obligation de moyens renforcée.

La conservation des Données fait partie des engagements essentiels du Prestataire. Elle est assurée dans les conditions décrites aux Annexes B (sauvegardes) et C (durées de conservation) de l’Accord de traitement des données, et le Client reste libre de conserver ses propres exports.

10.2 Client non professionnel

Lorsque le Client n’agit pas pour les besoins d’une activité professionnelle (c’est en général le cas d’une chorale associative animée par des bénévoles), aucune stipulation des présentes ne limite son droit à réparation au-delà de ce que prévoit la loi (articles 1231-3 et 1231-4 du Code civil). Les articles 10.3 et 10.4 ne lui sont pas applicables.

10.3 Client professionnel : plafond

Lorsque le Client agit pour les besoins d’une activité professionnelle, le Prestataire ne répond pas des dommages indirects, et sa responsabilité totale au titre du contrat est limitée au plus élevé des deux montants suivants : les sommes versées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur, ou vingt mille (20 000) euros.

10.4 Client professionnel : exceptions au plafond

Le plafond ne s’applique pas :

• à un manquement du Prestataire à son obligation de conservation des Données (sauvegardes) ;
• en cas de faute lourde ou de dol ;
• en cas de dommage corporel ;
• lorsque la loi interdit de limiter la responsabilité.

10.5 Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’une inexécution due à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

11. Assistance

L’assistance est assurée par courriel à support@choralebase.app, les jours ouvrés, dans un délai raisonnable. Une question urgente touchant à la sécurité des Données est traitée en priorité.

12. Dispositions générales

Ordre des documents. En cas de contradiction, prévalent dans cet ordre : une convention particulière signée entre le Client et le Prestataire ; l’Accord de traitement des données, pour tout ce qui touche aux données personnelles ; les présentes conditions.

Nullité partielle. Si une clause est déclarée nulle, les autres restent applicables.

Cession. En cas de cession du Service ou du Prestataire, le contrat et l’Accord de traitement des données sont transmis au repreneur, qui en reprend les obligations. Le Client en est informé au moins trente (30) jours à l’avance et peut mettre fin au contrat dans les conditions de l’article 6.

Notifications. Au Prestataire : support@choralebase.app, ou par lettre recommandée au siège. Au Client : l’adresse électronique de l’Administrateur qui a accepté le contrat, ou l’adresse de contact de la chorale.

Droit applicable. Le contrat est régi par le droit français. Les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.

Contact

PASSAGGIO SASU, 69 rue Louise Michel, 92300 Levallois-Perret. support@choralebase.app